Procesoverzicht Recherchebureau (volledig, AVG/WPBR‑proof)
Intake
- Eerste contactmoment (telefonisch, digitaal of fysiek).
- Vaststellen doel van het onderzoek.
- Inventarisatie van feiten, signalen, risico’s en context.
- Toetsing proportionaliteit & subsidiariteit (WPBR‑vereiste).
- Registratie in beveiligde CRM
Voorstel, casusanalyse & toetsing AVG/WPBR
- Analyse van de aangeleverde informatie.
- Bepalen onderzoeksmethoden (observatie, OSINT, interviews, digitale analyse).
Toetsing:
- AVG: minimale gegevensverwerking, rechtmatigheid, doelbinding.
- WPBR: rechtmatigheid onderzoeksmiddelen, gedragscode, vergunningplicht.
- Opstellen onderzoeksvoorstel + begroting.
- Voorstel klaarzetten in beveiligd portaal (Sales → Offerte).
Overdracht van vertrouwelijke informatie via beveiligde portal
- Cliënt krijgt toegang tot een beveiligde klantportaal.
- Upload van documenten, foto’s, meldingen, tijdlijnen.
- Alle gegevens worden versleuteld opgeslagen.
- Logging van toegang (AVG‑vereiste).
Akkoordverklaring & ondertekening voorstel
Cliënt controleert:
- verstrekte gegevens
- onderzoeksmethoden
- kosten
- juridische kaders
- Digitale ondertekening via portal
- Automatische workflow‑trigger: “Onderzoek gestart”.
Voorbereiding
- Dossieropbouw.
- Planning van observaties, interviews, OSINT‑rondes.
- Risicoanalyse (operationeel + juridisch).
- Teambriefing.
- Materiaalcontrole (camera’s, voertuigen, digitale tools).
Planning
In Planning of Project:
- inzet medewerkers
- tijdsloten
- locaties
- deadlines
- Automatische notificaties naar opdrachtgever indien gewenst.
Uitvoering van het onderzoek
- Observaties, digitale analyse, interviews, feitenverzameling.
Directe updates via het portal:
- bevindingen
- foto’s
- tijdlijn
- incidentmeldingen
- Alleen zichtbaar voor opdrachtgever (AVG‑proof).
Tussentijdse evaluatie
- Interne evaluatie: voortgang, risico’s, nieuwe onderzoekslijnen.
- Externe evaluatie: korte update via portal of telefonisch.
- Eventuele bijsturing van scope of middelen.
Concept‑rapportage
- Chronologische weergave van feiten.
- Onderbouwing van bevindingen.
- Foto’s, tijdlijnen, metadata.
Toetsing WPBR‑rapportage‑eisen:
- zorgvuldigheid
- objectiviteit
- transparantie
- Concept wordt gedeeld via portal.
Definitieve rapportage
- Verwerking feedback opdrachtgever.
- Juridische check (bruikbaarheid voor HR, verzekeraar, advocaat).
- Definitieve PDF‑rapportage via portal.
- Eventueel mondelinge toelichting.
Afronding & evaluatie
- Nabespreking met opdrachtgever.
- Advies over vervolgstappen (HR, juridisch, preventie).
- Interne evaluatie voor kwaliteitsverbetering.
Facturatie
- Automatische factuur
- Eventueel tijdgebaseerde facturatie via Timesheets.
- Betaalstatus zichtbaar in portal.
Vernietiging gegevens
- anonimiseren of verwijderen van persoonsgegevens nadat er geen juridische bezwaren tegen vernietiging zijn